Rekisteriseloste

ZENER  Oy tietosuojaseloste

ZENER Oy (”ZENER”, ”me”) on sitoutunut ZENER.fi –verkkosivustomme (”Sivusto tai verkkosivusto”) käyttäjien yksityisyyden suojaamiseen henkilötietolain (523/1999), sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tämän tietosuojaselosteen (”Tietosuojaseloste”) tarkoituksena on kertoa sinulle minkä tyyppistä tietoa keräämme verkkosivustomme käyttäjistä (”käyttäjä”, ”sinä”, ”rekisteröity”), kuinka käytämme tuota tietoa sekä miten luovutamme näitä tietoja kolmansille osapuolille. Kerromme Tietosuojaselosteessa myös evästekäytännöistämme verkkosivustomme ja kolmansien osapuolien sivustoilla.  Käyttämällä verkkosivustomme hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn Tietosuojaselosteen mukaisesti.

Mikäli rekisteriin merkitty käyttäjä on käyttänyt kielto-oikeuttaan eikä antanut suoramarkkinointisuostumuksia, ZENER lähettää rekisteriin merkitylle vain liike- ja asiakassuhteen hoitoon tarpeellisia tiedotteita.

Keräämämme tiedot ja säännönmukaiset tietolähteet

Sivustot on tarkoitettu B2B-käyttäjille, ammatissaan tietoja tarvitseville henkilöille. Tietojen keruu kohdistuu yritysasiakkaisiin ns. asemavaltuutuksen perusteella. Asemavaltuutus perustuu työtehtävässä tarvittaviin tietoihin ja tehtäviin. Asemavaltuutus voi koskea useampaa henkilöä hankinta-toimitusprosessissa, osa kerättävistä tiedoista voi olla lakisääteisiä esim. käyttöturvatiedotteiden päivittäminen.

Rekisterin sisältämien henkilötietojen tietolähde on rekisteröity itse tai kolmansilta osapuolilta hankittu rekisteritiedot yrityksissä toimivista henkilöistä asemavaltuuden perusteella. Henkilöiden yksityistietoja ei kerätä.

Rekisteriin tallennettavan rekisteröidyn yritys sähköpostin oikeellisuudesta vastaa rekisteröity henkilö itse ottaessaan yhteyden ZENERin sähköisten lomakkeiden tai muiden sähköisten palvelujen välityksellä.

Keräämme tietoja käyttäjältä itseltään verkkosivustomme käytön yhteydessä.

Jäljempänä kuvattujen evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla voimme lisäksi kerätä tietoa siitä, miten käyttäjät käyttää verkkosivustoa ja palveluitamme. Emme seuraa yksittäisten käyttäjien verkkokäyttäytymistä. Seuraamiseen käytämme Google Analytics ohjelmistoa (Google Analytics tietosuojakäytäntö).

Henkilötiedot, joita keräämme verkkosivuston käytön yhteydessä, ovat käyttäjien itse antamia tietoja. Tietoja voimme käyttää tiedottamisessa, tuotteiden ja palveluiden käsittelytarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Tietoja siirrämme omiin käytämiimme tiedostoihin mm. sähköpostilistoille tai muihin asiakkuuden kannalta keskeisiin rekistereihin. Sähköpostilista on erillinen tietokanta, joka sisältää mahdollisimman vähän tietoa asiakkaista.

Voimme kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Yrityksen yhteystiedot, kuten nimi, postiosoite, toimitusosoite (jos se eroaa postiosoitteesta), puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilönimiä työtehtävän perusteella yrityksessä
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Y-tunnus tai vastaava yrityksen yksilöivä tieto.
• Käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
• Sivuston ja palveluidemme käyttöä ja käyttäjän asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten maksuyhteystiedot, maksukorttitiedot tai pankkitilitiedot, asiakaspalautetiedot, tilaustiedot
• Suoramarkkinointilupiin tai –kieltoihin liittyvät tiedot
• Mahdolliset muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Voimme käsitellä henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Verkkosivustoon ja palveluihimme liittyvä viestintä, asiakassuhteen hoitaminen;
• Verkkosivuston ja palveluidemme tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen;
• Käyttäjäkohtainen verkkosivuston personointi ja mainonnan kohdentaminen;
• Digitaalisesti tallennetun aineiston analysointi ja tilastointi;
• Markkinatutkimus ja sähköinen suoramarkkinointi henkilötietolain ja sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisesti;
• Väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja selvittäminen;
• Sivustoon liittyvien oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen; ja
• Muut vastaavat käyttötarkoitukset

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu seuraavista alarekistereistä, joiden tietosisältö on kuvattu alla:

Yhteydenottorekisteri

Yhteydenottorekisteri sisältää tietoja, jotka rekisteröity on lähettänyt ZENERin verkkosivuilla olevien yhteydenottolomakkeiden ja muiden vastaavien lomakkeiden kautta tai sähköpostin kautta. Tämä rekisteri voivat sisältää mm. rekisteröidyn nimen, yhteystiedot sekä lähetetyt yhteydenotto tiedostot, tiedustelut, tarjouspyynnöt, tarjoukset tai muut asioiden hoitamiseen tarvittavat tiedot.

Sähköiset postituslistat

Sähköiset postituslistat sisältävät rekisteriin merkittyjen henkilöiden sähköpostiosoitteen, jotka ovat ZENERin asiakasrekisterissä tai ovat itse rekisteröityneet ZENERin sähköisten julkaisujen postituslistoille.

Asiakasrekisterin tiedot perustuvat ZENERin omaan asiakastietokantaan ja kolmansilta osapuolilta hankittuihin rekisteritietoihin. Asiakasrekisteristä tiedot siirretään postituslistalle asiakassegmentin ja asemavaltuutuksen perusteella.

Postituslistalle siirretään vain tarvittavat tiedot, sähköpostiosoite, yritys sekä suku- ja etunimi. Tietokannan ylläpidon kannalta yksilöivä tieto on yrityksen nimi jonka perusteella tietoja käsitellään. Toissijainen tieto on henkilöt jotka hoitavat asioita yrityksessä asemaansa perusteella.

Tietokanta voidaan luoda myös asiakasryhmän perusteella esimerkiksi käyttöturvatiedotteiden lähettämistä varten. Tarvittavat tiedot sisältävät, sähköpostiosoite, yritys sekä suku- ja etunimi. Käyttöturvatiedotteiden-postituslistan päivittämiseen perustuu osittain lakisääteisiä velvoitteita.

Työnhakijatietokanta

Työnhakijatietokanta sisältää tietoja, jotka rekisteröity on lähettänyt ZENERille tiettyä avoinna olevaa työtehtävää varten tai ns. avoimena työhakemuksena. Rekisteri voi sisältää rekisteröidyn nimen, yhteystiedot ja lähetetyt työhakemukset mahdollisine liitteineen.

ZENER säilyttää hakijan lähettämiä hakemustietoja rekisterissä kunnes valintaprosessi kyseessä olleeseen tehtävään on päättynyt ja avoimia työhakemusia 6 kk tai työnhakijan määrittelemä muu aikajakso – enintään 12 kuukautta.

Evästekäytäntö

Mikä on eväste?

Eväste on yleensä pieni tekstitiedosto, jonka Internet-selaimesi tallentaa päätelaitteeseesi käyttäjän tunnistamiseksi ja uudelleentunnistamiseksi. Tekstitiedosto sisältää pienen määrän tietoa, jota internetpalvelin voi lukea vieraillessasi seuraavan kerran samalla sivulla. Osa evästeistä on välttämättömiä sivustojen selaamisen kannalta.

Muut evästeet ovat käyttäjän kannalta hyödyllisiä, sillä ne helpottavat sivuston käyttöä mm. muistamalla käyttäjänimesi tai valitsemasi kieliasetukset. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Pyrkimyksenämme on näin kehittää palveluamme käyttäjiä yhä paremmin palvelevaksi.

Sivustolla käytettävät evästeet

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

• käyttäjän IP-osoite;
• kellonaika;
• käytetyt sivut ja niillä käytetty aika;
• selaintyyppi, päätelaitteesi käyttöjärjestelmä;
• mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut Sivustolle, ja mihin verkko-osoitteeseen käyttäjä siirtyy Sivuston käyttämisen jälkeen; ja
• miltä palvelimelta ja mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut Sivustolle

Sivusto saattaa sisältää myös kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden, evästeitä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä päätelaitteellesi vieraillessasi sivustollamme.

Mikäli verkkosivujen käyttäjä haluaa estää evästeiden käytön, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta, ellei luovutukseen sisälly määriteltyä luovutusvelvoitetta.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan henkilötietolainsäädännön mukaisesti. Sivuston välityksellä antamiasi tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:

• Sivuston ja palveluidemme toteuttamiseen oleellisesti vaikuttaville  palveluntarjoajille, kuten maksupalvelun ja logistiikka palveluiden tarjoajille
• Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai meidän etumme tai asiakkaan etu niin vaatii
• Tytär- ja osakkuusyhtiöillemme tai muille kanssamme samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluville yhtiöille, tai Sivuston uudelle omistajalle tai osaomistajalle tai harjoittajalle ja heidän neuvonantajilleen yrityskaupan tai –järjestelyn yhteydessä

Automaattisen tietojenkäsittelyn perusteella kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:

• Palveluntarjoajille, kuten tietojen analysointiin erikoistuneille yhtiöille. Liiketoimintamme kehittämiseksi.
• Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai asiakkaan etu tai meidän etumme tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii (esimerkiksi logistiikka palvelut).
• Tytär- ja osakkuusyhtiöillemme tai muille kanssamme samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluville yhtiöille, tai Sivuston uudelle omistajalle tai osaomistajalle tai harjoittajalle ja heidän neuvonantajilleen yrityskaupan tai –järjestelyn yhteydessä

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jonka perusteella yksittäisiä käyttäjiä ei voida tunnistaa, jolloin ei ole kyse henkilötiedoista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisessa on pyritty huomioimaan tietojen käsittelyn turvallisuus kaikissa prosesseissa. Sivuston tiedot sijaitsevat fyysisesti Euroopan Unionin alueella toimivilla palvelimilla.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen. Suostumus voi sisältyä jo käsiteltävän asian luonteeseen, esimerkiksi tuotteen tai palvelun spesifiointiin tai takuukäsittelyyn.

Linkit kolmansien osapuolien sivustoille

Sivustomme voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolien ylläpitämille sivustoille. Emme vastaa tällaisten kolmansien osapuolien sivustojen sisällöstä tai yksityisyydensuojakäytännöistä. Suosittelemme, että tutustut huolellisesti jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

Linkkejä kolmansien osapuolten sivuille voi olla ladattavat dokumentit, palvelujen lataaminen ja mahdollinen rekisteröityminen palvelujen saamiseksi.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Lomakkeita käsitellään digitaalisessa muodossa. Henkilötietoja sisältäviä tulostettavia lomakkeita ovat suorapostitettava materiaali tai asiakkaan itse tulostettavat ja palautettavat lomakkeet sisältävät vain asiankäsittelyssä välttämättömät tiedot. Lomakkeita ei säilytetä, ellei laki velvoita muuta.

Väärinkäytösten ehkäisemiseksi, voimme hankkia henkilöistä yksilöiviätietoja ja luovuttaa niitä viranomaisille, jos epäilemme asian liittyvän rikolliseen toimintaan.

Henkilötietoja sisältävien tietojen ja lomakkeiden tuhoamisessa noudamme laissa määriteltyjä menettely tapoja.

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Verkkosivut toimivat palveluntarjoajan palvelimilla, joiden sijaintiin emme voi vaikuttaa. Usealla palveluntarjoajalla palvelimet ovat EU- tai ETA-alueella kolmansissa maissa, ko. palvelimilla noudatetaan paikallista lainsäädäntöä.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus saada tarkastaa vain häntä itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti. Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset, riittävän yksilöidyt tunnistustiedot.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

ZENER päivittää asiakasrekisteriä oman toiminnan kautta sekä asiakkaan tai yhteistyökumppanien luovuttamilla tiedoilla.

Asiakkaalla ja yhteistyökumppanilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Oikaisussa noudatetaan ajantasaisen henkilötietolain velvoitteita.

ZENER oikaisee, poistaa tai täydentää joko oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevat, käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Tietojen poistamista voi rajoittaa mm. lakisääteiset arkistojen säilyttämisvelvoitteet. Lakisääteisesti säilytettävä aineisto muodostaa itsenäisen tietokannan, jota ei päivitetä, eikä saa muokata.

Tietojen oikaisupyynnön voi tehdä verkkosivuilla täytettävällä yhteydenottolomakkeella.

ZENER voi estää sellaisen tiedon leviämisen, joka voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Tekninen tuki

ZENER ei tarjoa Palvelun käyttäjille teknistä tai muuta tukea.

Muutokset Tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Sivustolla. Suosittelemme, että tutustut Tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Immateriaalioikeudet ja käyttöoikeus

Nämä www-sivut on suojattu immateriaalioikeuksia koskevalla lainsäädännöllä kuten tekijänoikeuslailla ja kansainvälisillä immateriaalioikeussopimuksilla. Sivujen, niiden ulkoasun ja niillä olevan sisällön tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet kuuluvat ZENER Oy:lle tai muille tiedontuottajille.

Sivujen osittainenkin julkaiseminen, siirtäminen, kopioiminen, uudelleen tuottaminen, varastointi, käyttäminen tai muu hyödyntäminen ilman ZENERin etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista suostumusta on kielletty.

Asiakkaalla on kuitenkin lupa tallettaa yksittäisiä ladattavaksi tarkoitettuja dokumentteja tietokoneelleen tai tulostaa niitä omaan tai yrityksen käyttöön. Verkkosivuilla tai niillä olevaa sisältöä lainattaessa on aina ilmoitettava lähde ja sähköisissä teksteissä käytettävä linkkiä viittaamaan siihen yksittäiseen sivuun, josta lainaus on peräisin.

ZENERin vastuu

ZENER ei ole vastuussa Palvelun tai käyttäjän yhteyksien turvallisuudesta Palveluun tai Palvelussa.

ZENER ei anna takuita Palvelun tietojen yleisen käyttötarkoituksen mukaisuudesta tai soveltuvuudesta tiettyyn käyttötarkoitukseen, omistusoikeuksista tai siitä, että Palvelu ei loukkaisi kolmansien oikeuksia.

ZENER ei ole vastuussa Palvelun, verkkosivuston tai niiden sisällön tietojen oikea-aikaisuudesta, tarkkuudesta, saatavuudesta tai häiriöistä saatavuudessa, vioista (mukaan lukien virukset) Palvelussa tai sen sisällössä. ZENER ole myöskään vastuussa käyttäjien tietokoneohjelmille, laitteistolle tai muulle omaisuudelle aiheutuvista vahingoista, ei edes huolimattomuudesta tai tilanteessa, jossa ZENERia on informoitu tällaisen vahingon mahdollisuudesta. Käyttäjä voi ilmoittaa virheestä tai ongelmatilanteesta ZENERille osoiteeseen laskutus@ZENER.fi.

ZENER saattaa muuttaa, päivittää, peruuttaa tai poistaa Palvelun, verkkosivustojen sisältöä tai osia niistä harkintansa mukaan ilman eri ilmoitusta.

Yhteystiedot

Keräämiemme henkilötietojen rekisterinpitäjä on ZENER Oy. Yhteyshenkilö rekisterinpitoa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on Kyösti Kekki. Voit lähettää tähän Tietosuojaselosteeseen liittyvät tiedustelut osoitteeseen: laskutus@ZENER.fi.